Répondre à un candidat, un avocat ou la CNIL, avec les faits.
Quels outils ont traité une candidature, ce que fait chaque fonction selon l'éditeur, ce qu'il documente de sa logique, ce que vous aviez décidé : l'état de vos outils RH à la date qui vous est demandée, avec ses sources.
La question
Ses questions, dans ses mots :
- Un candidat demande quels outils ont traité sa candidature. Que lui répondre dans le mois ?
- Un candidat demande comment l'outil l'a traité. Avons-nous de quoi lui répondre ?
- La CNIL nous interroge sur nos outils de recrutement : que lui montrer ?
Ojja ne répond pas à votre place. Il vous donne les faits pour répondre.
Ce qu'Ojja vous montre
- L'état de vos outils à une date. À toute date depuis votre premier relevé : ce qui était actif, ce que l'éditeur en disait, ce que vous aviez décidé. De quoi répondre à un candidat, à un avocat ou à un contrôle.
- Ce que fait chaque fonction, selon l'éditeur. Recommande, classe, trie, filtre ou écarte ; revue humaine documentée ou non ; données utilisées ; entraînement sur vos données ; lieu de traitement. Quand l'éditeur ne dit rien, nous l'écrivons : non documenté par l'éditeur.
- Ce que l'éditeur documente de sa logique. Pour chaque fonction qui classe, trie ou évalue des candidats ou des salariés : les critères et les données qu'elle utilise, selon l'éditeur, avec l'adresse de la page lue. Oui, en partie ou non ; « non documenté » tant que rien n'est trouvé.
- D'où vient chaque fait. Lu dans vos outils, déclaré par vous ou déduit : chaque ligne le dit, avec sa date. La date d'activation d'une fonction reste « non lue » tant qu'aucune lecture ni déclaration datée ne la donne.
- La réponse à un candidat : l'état de vos outils RH au jour de sa candidature.
- Pour un contrôle de la CNIL. Le volet IA d'un contrôle : les fonctions qui touchent des données personnelles, ce qu'elles lisent, où l'éditeur les traite, s'il entraîne ses modèles dessus, et les décisions enregistrées, avec leurs dates et leurs sources. Un volet recrutement couvre vos outils RH.
Les dossiers pour un tiers viennent avec Ojja Watch Comité ; vous pouvez aussi en demander un seul.
Les textes que le catalogue rattache
- Le cadre que le catalogue rattache aux fonctions qui classent, trient ou évaluent des candidats ou des salariés : le RGPD, art. 15, § 1, h, et art. 22, avec les points à examiner avec votre conseil.
- Le point à examiner que la ligne affiche : « Pouvez-vous expliquer à un candidat ou à un salarié qui le demande la procédure et les principes que l'outil applique à ses données ? L'éditeur documente-t-il sa logique ? »
Exemple fictif
Un candidat écarté écrit à une entreprise : quels outils ont traité sa candidature, et comment ? Son logiciel de recrutement a été repéré derrière le lien carrières de son site, puis confirmé par elle ; elle a déclaré la date d'activation de la fonction qui trie les candidatures. L'état de ses outils RH au jour de la candidature montre cette fonction active, ce que l'éditeur en dit, et ce qu'il documente de sa logique : en partie, avec l'adresse de la page lue. L'entreprise rédige sa réponse.
Ce qu'Ojja ne fait jamais
- Ojja ne lit ni candidature, ni CV, ni évaluation.
- Ojja relève ce que l'éditeur documente ; il ne dit pas si cela suffit pour répondre.
- Ojja ne dit pas si un outil discrimine, ni si vous êtes en règle.
Ojja ne délivre pas de consultation juridique : il relève et documente ; l'application du droit à votre situation relève de votre conseil.