Référent ou responsable IA, DPO : tenez l'IA de l'entreprise sans y passer vos semaines.
Ojja relève les IA qui tournent chez vous : qui les a activées, ce qu'elles coûtent, les données qu'elles touchent et ce qui reste à décider. Lu dans vos outils, sans rien installer sur les postes.
Ce qu'on vous demande
- Une liste à jour des IA de l'entreprise, y compris celles que les éditeurs activent sans vous.
- Des règles que les salariés lisent vraiment.
- Un comité qui décide sur des faits, pas sur des impressions.
- Des réponses quand un client demande quelle IA traite ses données.
- Des chiffres pour la direction : ce que l'IA coûte, ce qui sert, ce qui dort.
Ce que coûte de ne pas savoir
- Un tableur faux dès le lendemain. Un tableur dit ce qui était vrai le jour où vous l'avez rempli. Entre-temps, vos éditeurs ajoutent des fonctions et vos salariés branchent leurs outils : 78 % des utilisateurs d'IA au travail apportent les leurs (Microsoft, Work Trend Index, 08/05/2024). Avec Ojja : le cadastre se tient à jour seul, chaque semaine.
- C'est vous qu'on interroge. Le comité, le CSE, un client, le commissaire aux comptes : quand tombe la question « quelle IA avons-nous, qui s'en sert, qu'avons-nous décidé ? », c'est vers vous qu'on se tourne. Seules 31 % des organisations disent voir exactement leurs logiciels d'IA (Flexera, 24/06/2026). Avec Ojja : la réponse datée, fonction par fonction, sur un seul écran.
- Les décisions qui s'évaporent. Une décision prise en réunion et jamais écrite se rediscute au prochain changement d'équipe, et ne se prouve pas le jour où un tiers demande pourquoi. Avec Ojja : chaque décision tracée, avec son auteur, sa date et sa raison.
- Les salariés qui n'attendent pas la charte. En France, 57 % des salariés évitent de dire qu'ils utilisent l'IA au travail (KPMG, 30/04/2025) : sans espace salariés qui dit quoi utiliser, ils choisissent seuls. Avec Ojja : l'espace salariés, la charte à côté de chaque outil, et leurs demandes qui vous arrivent.
Ce que cela vous coûte, à vous : le relevé gratuit le dit en dix minutes, en lecture seule.
Votre semaine avec Ojja
- Le lundi, à 7 h. Votre fil : ce que vos éditeurs ont annoncé, ce qui a changé chez vous, ce qui reste à décider.
- Dans la semaine. Les alertes, dès que l'événement est lu, et « À traiter », qui réunit les décisions à prendre et, avec Ojja Actions, les actions à valider, depuis une carte Teams ou un courriel.
- Quand un salarié demande. Sa demande d'outil vous arrive avec la fiche, l'équivalent déjà payé, et la réponse quand elle existe déjà.
- Chaque mois. Votre comité, avec son ordre du jour tiré de ce qui reste à décider.
- Chaque trimestre. La page COMEX, avec Ojja Watch Comité.
- En continu. Le cadastre, le plan IA et la charte, tenus à jour.
Vos processus, aujourd'hui et avec Ojja
Vous êtes référent IA sans équipe ni outil : Ojja tient le parc, la veille et les demandes, vous décidez.
- Les demandes des salariés. Aujourd'hui : des courriels et des messages Teams épars, sans suivi. Avec Ojja : un seul circuit, l'équivalent déjà payé en tête, une file où chaque demande montre son ancienneté.
- La veille des éditeurs. Aujourd'hui : quinze sites suivis à la main, ou pas du tout. Avec Ojja : votre fil, filtré sur vos outils. Estimation Ojja : 2 à 4 heures par semaine aujourd'hui, pour 10 à 15 logiciels suivis.
- Les activations imposées. Aujourd'hui : découvertes après coup. Avec Ojja : une alerte dès que l'activation est lue, et une décision avec un verbe.
- Le comité IA. Aujourd'hui : préparé dans un tableur la veille. Avec Ojja : l'ordre du jour tiré de « À traiter ». Estimation Ojja : une demi-journée de préparation par séance aujourd'hui.
- Le questionnaire IA d'un client. Aujourd'hui : vous courez après la DSI et le DPO. Avec Ojja : la réponse tirée du cadastre. Estimation Ojja : 2 à 3 semaines d'allers-retours internes aujourd'hui.
Chaque « Estimation Ojja » est un ordre de grandeur de départ, posé par Ojja avec son hypothèse quand elle en a une : ni une mesure ni une promesse. Les mesures de nos premiers clients la remplaceront.
Ce que vous obtenez
- Le relevé gratuit. Dix minutes de votre administrateur, puis vos comptes dans votre espace, sous un jour ouvré. Trois comptes : IA branchées par vos salariés sur vos données ; IA activées par vos éditeurs sans décision ; IA qui entraînent leurs modèles sur vos données ou envoient hors de l'UE.
- Le cadastre de l'IA : une ligne par fonction, agent ou application, avec son origine (éditeur, administrateur, salarié), son usage lu sur 28 jours, son coût et ses données.
- Ce qui reste à décider : un compteur qui devient l'ordre du jour de votre comité (sans décision, sans responsable, sans règle, sans information).
- L'espace salariés : chacun sait ce qu'il peut utiliser, avec votre règle affichée à côté de chaque outil.
- Vaut son prix : pour chaque outil, le temps que chaque personne qui s'en sert doit gagner par mois pour qu'il couvre son prix ; pour chaque agent, les minutes à gagner par tâche réussie. Méthode publique.
- Le questionnaire IA de vos clients, rempli à partir de ce qui est lu.
- Ce que vos outils peuvent déjà faire. Avant chaque achat, les leviers que vos faits déclenchent : débloquer, brancher, prendre l'inclus, consolider, ajuster, éteindre. Vous en retenez un, il entre dans « À traiter ».
Votre plan IA
Ce que vos équipes demandent, ce que vous avez déjà, ce que vous décidez, ce qui est vraiment utilisé.
Avec Ojja Actions
Ce que vous décidez s'exécute : les sièges qui dorment repris, les demandes servies, les départs traités, toujours après la validation d'une personne de chez vous. Les règles que votre comité vote s'appliquent dans leurs limites. Vous validez depuis Teams.
- Les règles que votre comité vote, seuil d'inactivité, quotas par département, durée des pilotes, appliquées dans leurs limites.
- La réserve de licences : un siège rendu va au premier demandeur validé.
- Les pilotes de 30 jours, repris à leur fin sauf décision contraire.
L'assistant d'Ojja
Vous portez souvent l'IA de l'entreprise seul. L'assistant d'Ojja vous signale ce qui mérite votre attention quand un événement le justifie, et répond à « par où commencer ? » à partir de votre registre, du catalogue, de la méthode et de l'aide, et de rien d'autre. Il s'en tient aux faits et ne conclut jamais sur le droit.
Ce qu'Ojja ne fait pas
- Ojja ne délivre pas de consultation juridique : il relève et documente ; l'application du droit à votre situation relève de votre conseil.
- Ojja n'installe rien sur les postes et ne mesure personne : il mesure l'IA en place dans l'organisation, jamais le comportement ni la performance d'une personne.
- Ojja ne revend aucun logiciel et ne construit rien.
Preuves
- La méthode publique, sous licence CC BY 4.0.
- Chaque référence à un texte est vérifiée par un docteur en droit.
Questions fréquentes
Comment faire l'inventaire des outils d'IA de mon entreprise ?
En partant de ce que vos outils enregistrent déjà : l'annuaire (Microsoft Entra, Google Workspace) montre les applications connectées et celles que les salariés ont autorisées ; les consoles d'administration montrent les fonctions d'IA activées et leur usage. Un questionnaire aux équipes complète, sans remplacer la lecture.
Qui porte l'IA dans une entreprise de 150 à 1 000 salariés ?
Souvent le DPO, le DSI ou un référent désigné, avec la direction financière pour les coûts.
Que contient une charte IA ?
Le plus souvent : les outils autorisés, les données qu'on peut y mettre ou non, qui décide d'un nouvel outil, et comment signaler un problème. Elle est rédigée par l'entreprise, avec son conseil ; rattachée aux outils réellement présents, chaque règle s'affiche là où le salarié utilise l'outil.
Comment savoir si nos outils d'IA valent leur prix ?
En calculant le temps que chaque personne qui s'en sert doit gagner par mois pour que l'outil couvre son prix, puis en le comparant à l'usage réel. Pour un agent : les minutes à gagner par tâche réussie, face au temps que la tâche prend aujourd'hui. La méthode est publique.
Nos données servent-elles à entraîner les modèles ?
Cela dépend de l'outil et de son édition. Pour chaque IA, la fiche données dit ce qu'elle lit, où elle l'envoie, si elle apprend dessus et si une version protégée est déjà incluse dans vos licences.
Qu'est-ce qu'une IA activée sans décision ?
Une fonction mise en service par un éditeur, ou autorisée par un salarié, sans qu'aucune décision de l'entreprise ne soit enregistrée. C'est ce que comptent les deux premiers comptes du relevé gratuit.
Faut-il installer quelque chose ?
Non. Votre administrateur donne un consentement en lecture ; la liste des permissions est publiée avant le bouton.