Dossiers et Constat : des faits prêts pour un tiers.
Un client, un assureur, un acquéreur, la CNIL ou votre CSE vous demandent ce que fait l'IA chez vous. Chaque dossier part des faits lus dans vos outils, datés et sourcés. Le Constat relève et date des faits, signés.
Ce qu'est un dossier pour un tiers
Sur une question précise, le dossier rassemble les faits de votre cadastre : ce qui est en place, ce que l'éditeur en dit, ce que vous avez décidé. Chaque fait porte sa source et sa date, et dit s'il est lu dans vos outils ou déclaré par vous. Vous le relisez, et vous le remettez.
Les dossiers
Le questionnaire IA d'un client
Un grand compte vous demande quelles IA traitent ses données, où elles les envoient, qui les a autorisées. Le dossier répond depuis vos outils : les outils d'IA en place, ce qu'ils lisent, où partent les données, s'ils entraînent leurs modèles dessus, les sous-traitants d'IA de chaque éditeur, et vos règles internes quand vous les avez écrites. Si vous éditez un logiciel, un volet décrit l'IA de votre produit, à partir de ce que vous déclarez.
Pour votre assureur
Votre assureur ajoute des questions sur l'IA. Le dossier lui donne l'état de l'IA en place à une date : les outils et leurs fonctions, les données qu'ils touchent, ce qui s'est activé sans décision, ce qui a été décidé et par qui.
Pour un acquéreur
Le volet IA d'une cession : ce qui tourne, ce que ça coûte, ce qui a été décidé, où partent les données, et ce qui attend encore une décision. Des faits datés, que l'acquéreur peut rapprocher de leurs sources.
Pour un contrôle de la CNIL
Le volet IA d'un contrôle : les fonctions qui touchent des données personnelles, ce qu'elles lisent, où l'éditeur les traite, s'il entraîne ses modèles dessus, et les décisions enregistrées, avec leurs dates et leurs sources. Un volet recrutement couvre vos outils RH.
La fiche de faits pour votre CSE
Consultation du CSE : une fiche de faits pour le dossier du déploiement que vous lancez. Ce que fait l'outil, le modèle, les données qu'il lit, où elles partent, activé par défaut ou non, ce qui est lu de son usage, qui est concerné. Sans conclusion.
La maîtrise de l'IA
Pour chaque fonction d'IA, les personnes concernées, par population ou par direction, et la formation que vous avez déclarée, avec sa pièce datée (feuille de présence, programme). Le cadre que le catalogue y rattache : l'article 4 du règlement européen sur l'intelligence artificielle, sur la maîtrise de l'IA, avec les points à examiner avec votre conseil.
La réponse à un candidat
Un candidat demande quels outils ont traité sa candidature. Le dossier donne l'état de vos outils RH au jour de sa candidature : ce qui était actif, ce que l'éditeur en disait, ce que vous aviez décidé. Ici, dans sa version signée.
Le Constat signé
Le Constat signé
Le Constat relève et date des faits, signés.
L'état de l'IA en place à une date : chaque fonction, sa provenance, les faits relevés sur sa ligne, les cadres que le catalogue public y rattache et les points à examiner avec votre conseil. Il est signé de son nom par Dr Yassine Bouaïcha, fondateur d'Ojja.
Il porte sa date : il établit ce qui existait à cette date ; il ne dit rien de ce qui a été mis en service depuis.
Chaque Constat signé a sa page de preuve publique, accessible par son numéro de référence : date, périmètre en termes génériques, empreinte, aucune donnée client.
Nous préférons un document précis sur ce qu'il couvre à un document rassurant sur ce qu'il ne couvre pas.
Comment ça se passe
- Vous nous écrivez : le tiers, et sa question.
- Le dossier part de votre cadastre : ce qui est lu dans vos outils, ce que vous avez déclaré, ce que vous avez décidé.
- Ce qui ne se lit pas, vous le déclarez ; la ligne dit d'où vient le fait.
- Vous relisez, vous signez vos réponses, vous remettez le dossier.
Les dossiers et le Constat sont inclus dans Ojja Watch Comité ; vous pouvez aussi en demander un seul.
Ce qu'Ojja ne fait jamais
- Ojja ne répond pas à votre place et ne dit pas si vos réponses satisfont votre client ni un texte. Il vous donne les faits, datés et sourcés ; vous signez vos réponses.
- Ni un dossier ni le Constat ne concluent : ni niveau de risque, ni rôle, ni appréciation sur le respect d'un texte.
Ojja ne délivre pas de consultation juridique : il relève et documente ; l'application du droit à votre situation relève de votre conseil.