Comment inviter des lecteurs dans notre espace ?
En deux lignes #
Le propriétaire, l'administrateur et le référent IA invitent depuis « Connexions et accès » : le référent IA n'invite que des lecteurs. Votre avocat, votre DPO externe ou votre expert-comptable lisent sur votre invitation, se connectent par un lien reçu par courriel, sans mot de passe. Avec Ojja Watch, les lecteurs sont gratuits et illimités.
Les étapes #
- Ouvrez « Connexions et accès », puis le formulaire « Inviter dans l'espace ».
- Saisissez l'adresse de la personne et choisissez le rôle (lecteur par défaut). Vous pouvez aussi choisir une vue d'ouverture, celle que la personne verra en premier ; sans choix, aucune vue particulière.
- Cliquez sur « Inviter ». La personne reçoit un courriel de la part de votre entreprise : il porte un lien vers l'espace, jamais un nom d'outil ni un chiffre.
- Elle ouvre le lien, demande son lien de connexion (valable quinze minutes) et entre dans l'espace avec le rôle que vous avez choisi.
- Si le courriel n'est pas parti, la page le dit : l'invitation reste enregistrée et la personne peut demander son lien de connexion sur la page de connexion.
Qui invite quel rôle : le propriétaire invite les quatre rôles (propriétaire, administrateur, référent IA, lecteur) ; l'administrateur invite tous les rôles sauf propriétaire ; le référent IA n'invite que des lecteurs ; un lecteur n'invite personne. Un partenaire invité chez vous est un lecteur comme un autre.
Les limites : avec le relevé gratuit, l'espace admet deux lecteurs ; avec Ojja Watch, les lecteurs sont illimités. Un espace envoie vingt invitations par jour au plus. Une adresse déjà présente dans l'espace n'est pas invitée deux fois. L'invitation n'existe pas dans l'espace de démonstration.
Voir les membres et retirer un accès #
« Membres de l'espace » liste une ligne par compte : le nom, l'adresse et le rôle des personnes déjà connectées, et « Invitation en attente » pour celles qui n'ont pas encore ouvert leur lien. Le propriétaire et l'administrateur voient un bouton « Retirer » sur chaque ligne. Une fois retirée, la personne n'entre plus dans l'espace, même avec un nouveau lien ; vous pouvez l'inviter de nouveau plus tard.
Deux retraits sont refusés : l'administrateur ne retire pas un propriétaire, et votre propre compte ne se retire pas ici.
Ce que garde une invitation #
L'adresse d'une personne connectée vient du magasin de connexion. Pour une invitation en attente, l'adresse est gardée dans l'invitation seule, jusqu'à la première connexion de la personne ou au plus trente jours, puis effacée : le compte reste alors, sans adresse. Le journal de l'espace n'écrit jamais d'adresse, seulement une empreinte.
Sur l'exemple Arvenne #
L'exemple Arvenne est une démonstration sur des données fictives : on n'y invite personne.
Ce qu'Ojja ne fait pas #
Un lecteur lit ce que son rôle montre ; il ne décide pas, ne déclare pas et ne désigne personne. Aucun rôle ne voit l'usage d'une personne : l'usage se lit par outil, jamais par personne.