Payé, activé, utilisé : les trois statuts d'une IA

Demandez à trois personnes de votre entreprise si « l'IA de la suite bureautique » est en place. Le responsable informatique dira oui : il a acheté les licences. Le chef de service dira non : personne ne s'en sert dans son équipe. L'administrateur dira que la fonction est activée depuis la mise à jour de septembre. Les trois ont raison, parce qu'ils ne parlent pas du même statut.

Trois statuts, jamais fusionnés #

La méthode du cadastre de l'IA, publique et sous licence CC BY 4.0, définit trois statuts pour chaque fonction d'IA.

• Payée : au moins un siège ou un abonnement qui l'inclut est facturé à l'entreprise.
• Activée : la fonction est disponible pour au moins un utilisateur, par réglage de l'administrateur ou par défaut de l'éditeur.
• Utilisée : au moins un utilisateur l'a employée sur les vingt-huit derniers jours, d'après les rapports d'usage agrégés de l'éditeur.

La règle qui compte tient en une phrase : les trois statuts sont indépendants et ne se fusionnent jamais. On a tendance à penser qu'une fonction payée est forcément activée, et qu'une fonction activée est forcément utilisée. Les écarts entre les trois sont précisément ce qu'il faut voir.

Les trois écarts #

Payée sans être activée. Vous payez une porte fermée. Ce sont les sièges achetés pour un pilote et jamais déployés.

Activée sans être utilisée. La porte est ouverte, personne n'entre. Ce sont les fonctions allumées par une mise à jour de l'éditeur, que personne n'a annoncées aux équipes.

Utilisée sans avoir été décidée. On entre par la fenêtre. Ce sont les outils que vos salariés emploient tous les jours et dont la direction découvre l'existence au détour d'une facture.

Chaque écart appelle une décision différente. Mais pour décider, il faut d'abord savoir dans lequel on se trouve, fonction par fonction.

Une ligne par fonction, lue dans les outils #

Deux règles rendent les statuts lisibles.

Une ligne par fonction, pas par éditeur. Une fonction est une unité nommée par l'éditeur, rattachée à un produit et à une édition. « Notre suite bureautique » n'est pas une ligne. « La rédaction assistée dans la messagerie, édition Entreprise » en est une.

Le statut se lit dans les outils, jamais dans les contenus. Payée : la facture. Activée : le réglage dans le centre d'administration. Utilisée : le rapport d'usage de l'éditeur, par outil et sur vingt-huit jours, jamais par personne, et jamais pour un groupe de moins de dix personnes.

Ce qui se déduit des statuts : quatre mesures et un total #

Le total est le premier chiffre à regarder : ce que l'IA vous coûte par an, tous éditeurs confondus. Dans la plupart des entreprises, personne ne l'a jamais vu, parce qu'il est réparti entre dix factures et trois budgets.

Un exemple fictif pour fixer les idées. Une entreprise de trois cents comptes paie 120 sièges d'un assistant IA, dont 41 ont servi sur vingt-huit jours : 79 sièges dormants. Son service marketing paie douze abonnements à un assistant généraliste qui couvre le même usage : un doublon. Son outil de recrutement trie les candidatures depuis une mise à jour que personne n'a lue : une fonction activée sans décision, qui touche des données de candidats. Aucun de ces chiffres n'est un verdict. Chacun met une ligne devant la personne qui doit trancher.

Par où commencer lundi #

1. Ouvrez un tableur. Une ligne par fonction, une colonne par statut, la date en haut.
2. Remplissez dix lignes : cinq depuis les licences, trois depuis les factures, deux depuis la liste des applications autorisées dans votre annuaire.
3. Posez les trois statuts séparément, chacun depuis sa source.
4. Calculez le total payé, même grossier.
5. Faites signer la page par le responsable IA.

Vous aurez un cadastre faux et incomplet, et c'est très bien. Il est daté, il a un auteur, et la prochaine version le corrigera. C'est la différence entre un cadastre et un inventaire.