Inventaire des IA en entreprise : les trois portes

Posez trois questions en comité de direction. Quelles fonctions d'IA sont actives chez nous, dans quels logiciels, et depuis quand ? Combien l'IA nous coûte-t-elle par an, tous éditeurs confondus ? Qui a le droit d'utiliser quoi, et avec quelles données ?

Dans une entreprise de trois cents personnes, la réponse honnête tient le plus souvent en une phrase : il faudrait faire le tour des services. Personne n'a l'ensemble, et ce n'est pas de la négligence. L'IA n'est pas arrivée par un projet. Elle est entrée par trois portes.

Pourquoi un inventaire des IA ne se fait pas de mémoire #

Un logiciel de paie arrive avec un budget, un comité et une date de mise en service. Il laisse une trace. L'IA, elle, est arrivée par morceaux, chez des personnes différentes, sans registre commun.

Le tableur envoyé aux chefs de service ne règle rien. Chacun n'y déclare que ce qu'il connaît. Il ne contient donc ni les fonctions activées par un éditeur, ni les applications branchées par un collègue. Et il est faux le jour où on le termine, parce que les éditeurs ont publié de nouvelles annonces entre-temps.

Pour dresser l'inventaire, il faut regarder porte par porte.

Première porte : l'éditeur #

Vos fournisseurs de logiciels ajoutent des fonctions d'IA aux suites que vous payez déjà. Elles arrivent par une mise à jour, parfois activées d'office. Trois exemples publics :

• En septembre 2026, Microsoft annonce dans son centre de messages la nouvelle version de Copilot dans Outlook. Elle est activée par défaut avec la mise à jour, sans action de l'administrateur.
• Depuis le 17 août 2026, Atlassian applique de nouvelles règles de contribution des données de ses clients à l'amélioration de ses produits et de son IA. Le réglage de départ dépend de l'offre souscrite.
• Le 16 septembre 2026, Microsoft annonce que les nouvelles licences Copilot Business achetées chez un revendeur incluront par défaut la facturation à l'usage à partir du 2 novembre. Le 1er octobre, la date est repoussée au 1er décembre, et la France est exclue au lancement.

Rien de tout cela n'est caché. Chaque changement est documenté, daté, et souvent réglable. Mais il faut que quelqu'un lise l'annonce, comprenne qu'elle vous concerne et décide. Quand personne ne le fait, la fonction est active chez vous sans que personne l'ait choisie. La méthode publique d'Ojja appelle cela « activé sans décision ».

Deuxième porte : l'administrateur #

Quelqu'un, au service informatique ou chez votre prestataire, a activé quelque chose. Vingt licences pour un pilote. Un essai gratuit. Une application autorisée pour une équipe. Un agent construit par un service pour ses propres besoins.

Chacune de ces décisions était légitime. Mais elles ont été prises une par une. Le pilote n'a jamais été clos. La personne qui l'a lancé a changé de poste. Les licences se renouvellent.

Troisième porte : le salarié #

La Banque de France le note dans son étude du 3 septembre 2026 : l'IA générative peut être utilisée directement par les salariés, au travers d'outils standardisés. On en parle souvent comme d'une faute. Il y a surtout deux mécanismes, très différents.

Le premier est le compte personnel. Un salarié ouvre un assistant grand public dans son navigateur et y colle un texte de travail. Rien ne passe par vos outils : vous ne le voyez pas.

Le second est l'application branchée. Le salarié clique sur « Se connecter avec Microsoft » ou « avec Google », puis accepte que l'application accède à sa messagerie, à ses fichiers ou à son agenda. Si le réglage de votre annuaire le permet, l'accès est ouvert en dix secondes. Cette fois, une trace existe : l'annuaire de l'entreprise garde la liste de ces autorisations. Simplement, personne ne la lit.

Dans les deux cas, le salarié est de bonne foi. Personne ne lui a dit ce qui était permis.

Ce qu'il faut compter : cinq sortes d'IA #

« L'IA » de votre entreprise n'est pas un outil. Ce sont cinq sortes d'objets, qui n'entrent pas par la même porte.

Un inventaire fait de mémoire s'arrête souvent aux assistants, parce que ce sont les seuls qu'on a achetés en le sachant. La règle est simple : une ligne par objet, quel que soit l'éditeur et quelle que soit la porte.

Par où commencer lundi #

Rien de ce qui suit ne demande un outil ni un budget.

1. Posez les trois questions en comité de direction. Notez qui répond, à quoi, et ce qui reste sans réponse.
2. Demandez à votre administrateur la liste des applications autorisées sur les comptes de l'entreprise. Elle existe dans votre annuaire. Comptez celles que personne ne reconnaît.
3. Ouvrez le centre de messages de votre suite principale. Comptez les annonces du mois qui parlent d'IA, puis celles que quelqu'un a lues.
4. Désignez une personne qui tient la liste. Une seule.

Vous n'aurez pas un inventaire à la fin de la semaine. Vous aurez la mesure de ce que vous ne savez pas. C'est le vrai point de départ.